Cố vấn vận hành (Operation Advisor)

Tổng quan vai trò Cố vấn Vận hành

• Định nghĩa: Là người đồng hành cùng doanh nghiệp để thiết kế, tối ưu và chuẩn hóa hệ thống vận hành, đảm bảo tính hiệu quả - nhất quán - mở rộng được.

• Vai trò kết nối giữa chiến lược và thực thi: chuyển "tư duy chiến lược" thành "hành động hiệu quả".

• Thường đồng hành sâu với các vị trí COO, quản lý chuỗi cung ứng, vận hành sản xuất, hệ thống logistics, CRM...

---

1. Kỹ năng cốt lõi của Cố vấn Vận hành

1.1. Tư duy hệ thống (System Thinking)

• Nhìn toàn bộ chuỗi giá trị (value chain), từ đầu vào đến đầu ra.

• Biết thiết kế các quy trình chuẩn hóa, xác định điểm nghẽn, lãng phí.

• Khả năng kết nối liên phòng ban, tối ưu dòng chảy công việc.

1.2. Tối ưu quy trình (Process Optimization)

• Áp dụng các công cụ: Lean, Six Sigma, 5S, Kaizen.

• Thiết kế SOP (Standard Operating Procedures) rõ ràng, dễ triển khai.

• Loại bỏ 7 loại lãng phí trong sản xuất/dịch vụ (Wastes: Transport, Inventory, Motion, Waiting, Overproduction, Overprocessing, Defects).

1.3. Ứng dụng công nghệ và số hóa

• Chuyển đổi từ vận hành thủ công sang vận hành số: ERP, CRM, WMS...

• Hiểu về quản trị dữ liệu vận hành và dashboard quản trị thời gian thực.

• Đề xuất công nghệ phù hợp với năng lực và giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

1.4. Đào tạo & phát triển đội ngũ vận hành

• Thiết lập văn hóa vận hành chuẩn, tuân thủ nhưng linh hoạt.

• Coaching đội nhóm quản lý trung gian để nhân rộng quy trình.

• Xây dựng bộ chỉ số năng suất (KPI) và hệ thống khen thưởng.

---

2. Lộ trình cố vấn vận hành cho doanh nghiệp

Giai đoạn 1: Khảo sát và đánh giá thực trạng vận hành

• Quan sát tại hiện trường (Gemba), phỏng vấn các đầu mối.

• Phân tích dữ liệu vận hành: thời gian, chi phí, năng suất, tỷ lệ lỗi…

• Xác định “điểm nghẽn” và lỗ hổng hệ thống.

Giai đoạn 2: Thiết kế mô hình vận hành tối ưu

• Vẽ sơ đồ luồng vận hành (Process Mapping).

• Xây dựng tiêu chuẩn công việc (Work Standardization).

• Lập ma trận phân công và trách nhiệm (RACI Matrix).

Giai đoạn 3: Chuẩn hóa và triển khai thực thi

• Tạo bộ tài liệu vận hành: SOP, checklist, hướng dẫn thao tác nhanh.

• Tập huấn nhân sự từng bộ phận.

• Thiết lập chu trình kiểm soát nội bộ.

Giai đoạn 4: Đo lường – đánh giá – cải tiến liên tục

• Thiết kế hệ thống Dashboard theo thời gian thực.

• Tổ chức họp cải tiến định kỳ (Kaizen Meeting).

• Khuyến khích sáng kiến từ nhân viên vận hành tuyến đầu.

---

3. Các công cụ, nền tảng hỗ trợ cố vấn vận hành

• Lean & Six Sigma tools: DMAIC, 5 Whys, Fishbone Diagram

• BPMN (Business Process Modeling Notation)

• Hệ thống quản trị vận hành số: Odoo, SAP, Oracle NetSuite, Bitrix24

• Project Management Tools: Trello, Asana, Notion, Monday.com

---

4. Tình huống thực tiễn (Case Studies)

Case 1: Giảm 30% thời gian xử lý đơn hàng tại công ty thương mại điện tử

Case 2: Tối ưu dây chuyền sản xuất tại doanh nghiệp cà phê vừa và nhỏ

Case 3: Xây dựng quy trình vận hành đa chi nhánh cho chuỗi F&B

---

1. Tiêu chuẩn Nhà Cố vấn vận hành đồng hành

• Xuất phát điểm từ trưởng bộ phận vận hành, quản lý dự án, hoặc chuyên gia Lean/6Sigma.

• Tích lũy năng lực tư duy hệ thống, khả năng tổ chức và kỷ luật.

• Phát triển thương hiệu cá nhân: tổ chức workshop, viết sách hướng dẫn SOP, chuyển giao quy trình.

• Kết hợp vai trò cố vấn chiến lược để trở thành Cố vấn chuyển đổi toàn diện (Transformation Advisor).

---

“Một doanh nghiệp vận hành tốt là doanh nghiệp có thể nhân bản, có thể mở rộng, và không phụ thuộc vào người sáng lập.”

( Nguyễn Hồng Phương)

---